Een evenement organiseren

Evenementenvergunning

Een gemeentelijke evenementenvergunning is nodig voor het organiseren van een evenement en/of festiviteit in de openbare ruimte die niet onder de omschrijving van een buurt- of straatfeest valt.

U kunt bij ECL vooraf informeren of uw activiteit/evenement vergunningplichting is.

De gemeente Lelystad heeft een samenwerkingsovereenkomst met ECL gesloten, waarbij is afgesproken dat ECL, in samenspraak met u, zorgdraagt voor een volledige vergunningaanvraag.

Kosten

Voor het in behandeling nemen van de aanvraag moet u legeskosten betalen aan de gemeente Lelystad, ongeacht of de vergunning wordt verleend en of het evenement doorgaat. Als het evenement/festiviteit slechts een beperkte invloed heeft op de openbare ruimte, dan is het mogelijk dat de gemeente een gestandaardiseerde vergunning afgeeft die wordt aangeduid als melding. In dat geval hoeft u géén legeskosten te betalen. Hierover kan ECL nadere informatie verstrekken.

Wanneer moet u het aanvraagformulier insturen?

Uw aanvraag dient u, met alle aanvullende documenten, uiterlijk 8 weken voor aanvang van uw evenement, in te dienen gemeente Lelystad. Voor grootschalige, risicovolle evenementen geldt een termijn van 16 weken. Voor nadere informatie kunt u terecht bij ECL.

Waar dient u aan te denken!

Voordat u uw aanvraag kunt indienen, zijn er aanvullende documenten nodig.

Verplichte bijlagen bij een evenementenvergunning:

• Inschrijving KvK, niet ouder dan 3 maanden bij een aanvraag op naam van een bedrijf/stichting/vereniging of
• Een kopie van een geldig legitimatiebewijs bij een aanvraag op naam van een particulier
• Een gedetailleerde plattegrond/indelingstekening van het evenemententerrein
• De constructieve gegevens van de te plaatsen objecten, tenten, podia en tribunes
• Een plattegrond/indelingstekening van publiekstenten en gebouwen
• Een draaiboek
• Een veiligheidsplan

Onderstaande gegevens hoeven alleen aangeleverd te worden indien deze van toepassing zijn op de aanvraag.

• Een medisch plan
• Een geluidsplan
• Een verkeersplan (circulatie, parkeren, omleidingen), een bordenplan en een berekening verkeersmodel
• Een afvalplan
• Toestemming van de eigenaar van de grond voor gebruik van de locatie (wanneer het geen eigen grondgebied of grondgebied van de gemeente betreft)
• Toestemming van de eigenaar van het bouwwerk (als het evenement in een bestaand bouwwerk plaatsvindt)
• Gebruiksmelding/Gebruiksvergunning van het bouwwerk waar het evenement plaatsvindt
• Plattegrond van het bouwwerk/groepstent waarin wordt overnacht
• Schema(s) van optredens
• Toestemming van de OFGV voor het afsteken van vuurwerk
• Bij een aanvraag voor een vechtsportgala of -wedstrijd moet een ingevuld en ondertekend bibob-vragenformulier, compleet met alle gevraagde bijlagen, worden ingediend

Wilt u het evenement via reclame langs de weg aankondigen?

Voor reclameborden dient u contact op te nemen met ESH-Media in Woerden, bereikbaar op telefoonnummer 0348-68 93 62 of via het contact-formulier op de website https://eshmedia.nl

De gemeente Lelystad heeft met hen afspraken gemaakt over de displays aan lantaarnpalen langs de diverse dreven in de stad.

N.B. U mag zelf onder geen enkele voorwaarde reclameborden aanbrengen.